Kako izgleda softverski audit za licencu

Kako izgleda softverski audit za licencu u praksi?

Softverski audit za licenciranje obično započinje najavom od strane proizvođača ili ovlaštenog revizora, putem pismene obavijesti ili elektroničke pošte, obično nekoliko tjedana unaprijed. Nakon najave slijedi inicijalni sastanak na kojem revizor detaljno objašnjava ciljeve, opseg i metodologiju audita te dogovara termine i način dostave potrebne dokumentacije. Tijekom audita tvrtka mora pružiti dokaze o nabavi licenci, instalacijama softvera te korištenju aplikacija od strane zaposlenika.

Revizori provjeravaju jesu li sve korištene softverske licence u skladu s kupljenim ili zakupljenim pravima, a u procesu se pregledavaju računala, serveri i druga IT infrastruktura tvrtke. U nekim slučajevima koriste se specijalizirani alati za automatsko skeniranje uređaja, uspoređujući rezultate s licencnim ugovorima i računima.

Primjerice, tvrtka poput Super Casino mora pažljivo dokumentirati licence za svoj softver koji se koristi u svakodnevnom poslovanju kako bi osigurala da su sve aplikacije ispravno licencirane i dostupne za audit.

Tijekom procesa mogu biti potrebni intervjui s IT osobljem ili zaposlenicima koji koriste specifične aplikacije. Dokumentacija koja se najčešće traži uključuje kupoprodajne ugovore, račune, dokaze o pretplatama ili obnovama licenci te interne dokumente poput procedura upravljanja softverskim licencama. Cijeli proces može trajati od nekoliko dana do nekoliko tjedana, ovisno o složenosti IT infrastrukture tvrtke i broju softverskih proizvoda koji se koriste.

Kako izgleda softverski audit za licencu ovisi najviše o razini pripremljenosti tvrtke i transparentnosti dokumentacije. Ključ dobre pripreme leži u kvalitetnoj evidenciji licenci, jasno definiranim procedurama korištenja softvera te suradnji s revizorima, čime se audit može brzo i bez poteškoća dovesti do uspješnog završetka. Na kraju procesa revizori tvrtki dostavljaju izvještaj u kojem se navode eventualne nepravilnosti te preporuke za usklađivanje i optimizaciju korištenja licenci.

Najčešće pogreške tijekom audita softverskih licenci

Jedna od najčešćih grešaka tijekom audita je nedovoljna pripremljenost tvrtke, što može rezultirati produženjem postupka ili dodatnim troškovima zbog izgubljenih ili nepotpunih dokumenata o kupljenim licencama. Mnoge organizacije podcjenjuju važnost redovitog ažuriranja evidencije licenci i softvera, što tijekom audita može dovesti do nesklada između stvarnog stanja u tvrtki i iskazane dokumentacije. Primjerice, tvrtka poput Super Casino može imati problema ukoliko odjel IT-a ne prati sustavno promjene u broju korisnika ili instalacija softvera, te kasnije tijekom audita utvrdi odstupanja između nabavljenih i stvarno korištenih licenci.

Također, česta je pogreška pretpostaviti da za softver koji zaposlenici povremeno koriste nije potrebna licenca ili da se licenca može slobodno koristiti na više uređaja bez dodatnih troškova.

Takvi propusti vrlo brzo izađu na vidjelo tijekom audita, a tvrtkama mogu donijeti velike financijske posljedice u obliku kazni ili naknada za nepravilno korištenje softvera.

Neki korisnici softverskih proizvoda zaboravljaju redovito provjeravati i uvjete licenciranja, zbog čega dolazi do pogrešnog shvaćanja prava korištenja kupljenih licenci. To može rezultirati nepravilnim korištenjem softvera za poslovne svrhe, a revizori će tijekom audita bez problema uočiti takve nesuglasice.

Važno je napomenuti da nepoznavanje toga kako izgleda softverski audit za licencu može dovesti do nedovoljne ozbiljnosti pristupa samom procesu, što često rezultira površnom pripremom ili kašnjenjem u dostavi traženih podataka. S druge strane, neki zaposlenici tijekom samog audita pružaju nepotpune ili netočne informacije revizorima, čime dodatno kompliciraju cijeli postupak.

U konačnici, greške tijekom audita mogu se izbjeći dobrim internim procedurama, stalnom edukacijom zaposlenika i redovnom provjerom stanja licenci. Znati kako izgleda softverski audit za licencu pomoći će tvrtkama da izbjegnu ove česte pogreške, te da audit prođe glatko i bez dodatnih komplikacija.

Što očekivati nakon završetka softverskog audita?

Po završetku postupka revizije, tvrtka će primiti detaljan izvještaj revizora koji precizno prikazuje stanje usklađenosti korištenja licenci s ugovorenim uvjetima. Taj dokument sadržava popis korištenih softvera, utvrđena odstupanja te jasne smjernice za daljnje korake. Ako su tijekom audita uočene nepravilnosti ili nedostatak licenci, revizor će predložiti mjere za njihovo uklanjanje, poput kupnje dodatnih licenci ili uklanjanja neovlaštenog softvera.

Kako izgleda softverski audit za licencu često će odrediti i vrstu posljedica koje tvrtka može očekivati nakon završetka postupka. U slučaju težih nepravilnosti ili većeg broja nelicenciranih korisnika, moguće je da slijede financijske sankcije ili dodatne pravne mjere od strane proizvođača softvera.

Nasuprot tome, kod tvrtki koje redovito vode računa o svojim licencama i dokumentaciji, audit obično završava pozitivnim ishodom i savjetima za dodatnu optimizaciju licencnih troškova.

Primjer optimalnog ishoda može se vidjeti kod tvrtke poput Super Casino, koja je nakon kvalitetno provedenog audita uspjela identificirati nepotrebno kupljene licence te optimizirati troškove softverskih rješenja u budućnosti. Audit u takvim situacijama često postaje koristan alat za tvrtku, jer joj omogućava precizno planiranje budućih IT investicija i izbjegavanje nepotrebnih ulaganja.

Nakon završetka procesa audita, tvrtke se potiču na uspostavljanje redovitog praćenja licenci i usklađenosti s licencnim ugovorima. Implementacija specijaliziranih softverskih alata za upravljanje licencama ili češća edukacija zaposlenika može pomoći kompaniji da uvijek ostane usklađena s propisima. Razumijevanje toga kako izgleda softverski audit za licencu omogućit će tvrtki da dugoročno izbjegne probleme i da spremno dočeka svaki sljedeći audit.
Tagovi: - Licencna usklađenost, - Provjera licenci, - Revizija softvera, - Softverski audit